Waarom asynchroon werken de toekomst heeft

Waarom asynchroon werken de toekomst heeft

Herken je dit?

Sinds we met z’n allen thuiswerken, krijg ik van organisaties weer opvallend vaak de vraag hoe ze ‘de
e-mailterreur’ – zoals ze dit zelf zo mooi omschrijven – kunnen terugdringen. Voorheen gaf ik weleens het advies om wat vaker bij een collega langs te lopen in plaats van te mailen, zeker als die collega tegenover je zit, maar dat werkt nu met het thuiswerken natuurlijk niet meer. Help! 

Naast dat het best gezellig is om te ‘koffie-wandelen’ met collega’s, is dat geen oplossing voor iedereen met wie je op een werkdag contact hebt. Tenzij je de koppositie wilt innemen op de app Ommetje. In dat geval zou ik zeggen; ga ervoor!

Houden we elkaar teveel bezig?

Maar laten we eerst even kijken naar wat er aan de hand is wanneer opdrachtgevers mij bellen en zeggen dat ze in hun organisatie niet meer aan werk toekomen. We houden elkaar – dus collega’s onderling – bezig met al die online overleggen en e-mail bommen. Onderlinge interacties kosten ons zo’n 70 tot 80 procent van onze werktijd. Stel je werkt vijf dagen, en je werk bestaat uit 80% interactie, dan heb je nog maar een dag per week over om te werken. Binnenkort vertelt Frans van Loef in mijn podcast Innovatie Wasstraat daar meer over. 

Hoe dan wel?
We hebben natuurlijk communicatie nodig om samen te werken. Maar we kunnen dat best wat slimmer doen. We verwachten vaak dat we de hele dag bereikbaar zijn en à la minute op mailtjes en last minute vergaderverzoeken reageren. Maar wat als we het omdraaien, en er vanuit gaan dat we niet de hele tijd meer bereikbaar zijn. Hoe zou je dan naar je werk kijken? 

Matt Mullenberg, CEO van Automattic, omschrijft vijf fasen van op afstand samenwerken die je als  organisatie stap voor stap doorloopt. Laten we die er eens bijpakken. 

Vijf fasen van op afstand samenwerken

0. Je moet aanwezig zijn
Niet al het werk kan op afstand plaatsvinden. Wanneer je wijkverpleegkundige, bouwvakker, of arts bent, dan moet je vaak wel aanwezig zijn en ga je iedere dag naar je werk.

In sommige gevallen is het wel de vraag of fysieke aanwezigheid echt nodig is, of dat je het zelf graag wilt. Er kan dankzij moderne technologie steeds meer op afstand. 

1. Je mag één dag per week thuiswerken
Vorig jaar – pre-corona – zaten veel organisaties op dit niveau. Je mocht één dag per week thuiswerken, maar onderling werden er wel grapjes over “thuiswerken” gemaakt. Soms werd er openlijk getwijfeld of je op vrijdagmiddag wel echt thuis aan het werk was. Ik voelde mezelf toen ik nog in loondienst was een keer ontzettend schuldig toen ik de telefoon opnam in de supermarkt, terwijl ik aan het thuiswerken was.Verder werkte je voornamelijk thuis omdat het echt moest, omdat je kind ziek was, of omdat de loodgieter langs kwam. Het was de uitzondering in plaats van de regel. Hierdoor werd thuiswerken niet echt optimaal gefaciliteerd. De norm was dat je je werk op kantoor deed, op een computer en software van het werk, tijdens kantoortijden (van 9 tot 5). Thuiswerken was hierdoor soms onhandig, omdat je niet bij al je spullen kon. Wilde je dat wel dan stuurde je stiekem documenten en mailtjes van je werkmail naar je privé-mail. Of je kon via een omslachtige beveiligde verbinding inloggen. Sommige dingen stelde je liever uit, totdat je weer op kantoor was, en je bij alle informatie en systemen kon die je nodig had om je werk te doen. Er werd geen poging gedaan om thuiswerken voor iedereen goed te faciliteren.

2. Je speelt online kantoortje
In fase 2 hebben organisaties geaccepteerd dat werken op afstand geen tijdelijke uitzondering is, maar nog wel even zal blijven. Door snelle aanpassingen en licentie uitbreidingen, wisten we elkaar tijdens de eerste lockdown ook online weer razendsnel te vinden.

Omdat we ineens plotseling op afstand moesten samenwerken, wist niemand hoe je dat precies doet. Daarom kopieerden hoe we op kantoor werkten, dus alle routines en werkprocessen, naar thuiswerken. Je ging online verder waar je op kantoor was gebleven. Rende je op kantoor van overleg naar overleg, dan doe je dat nu thuis ook, maar dan in Teams of Zoom. Aan het einde van de dag rol je nu uitgeblust met vierkante ogen achter je beeldscherm vandaan en je bent blij als je hebt kunnen lunchen en bewegen. Je kwam er al snel achter: een dag vol afspraken op kantoor was vermoeiend, maar een hele dag in online vergaderingen is funest voor je motivatie, je productiviteit én je werkplezier.

Waarom spelen we eigenlijk online kantoortje? Als we nieuwe dingen doen, kopiëren we vaak dingen die we al kennen naar een nieuwe situatie. We bootsen de oude situatie na. De eerste e-mails zagen eruit als een gedigitaliseerde brief, de eerste websites als brochures, de eerste radio-uitzendingen als toneelstukken. We gaan nu dus thuis doen wat we altijd op kantoor deden, want we zijn niet gewend om op afstand te werken. Dus werken we van 9 tot 5 uur, en houden we dezelfde vergaderingen online. Vergaderingen worden niet gecanceld. Er wordt van je verwacht dat je beschikbaar bent en snel reageert. Vroeger moest je acht uur op kantoor zijn, nu moet je acht uur online zijn.

Het gevolg? Je hele dag zit vol onderbrekingen. We moeten allemaal op hetzelfde moment bij dezelfde online meeting zijn. En je moet binnen een half uur op een mailtje reageren. Deze manier van synchroon werken zorgt voor een dag vol onderbrekingen. Het wordt duidelijk dat het niet werkt om de oude, offline manier van werken één-op-één te kopiëren naar online.

Als organisatie wil je eigenlijk niet op dit level blijven hangen, want dan heb je het slechtste van beide werelden. Het is tijd om na te denken over een nieuwe, efficiëntere manier van  informatie overbrengen. En hoe kun je bijvoorbeeld thuis tijd creëren om ongestoord te werken?

3. Je ervaart de voordelen van samenwerken op afstand
Steeds meer organisaties ervaren de voordelen van op afstand samenwerken. In de toekomst is wellicht minder kantoorruimte nodig, medewerkers kunnen flexibeler hun werktijd indelen, er zijn betere tools om op afstand te werken. Medewerkers hebben hun thuiswerkplek gepimpt met een goede bureaustoel, extra scherm en microfoon.

Je videobelt je niet meer suf, want je investeert in asynchrone werkprocessen die vergaderingen beginnen te vervangen. Een vergadering met meerdere mensen organiseer je alleen nog als het echt noodzakelijk is. Een mooi voorbeeld is Basecamp. Daar ben je de baas over je eigen tijd en agenda, en kun je niet zomaar bij iedereen een afspraak in de agenda schieten, simpelweg omdat ze dat onmogelijk hebben gemaakt.  Als je wel online vergadert, combineer je dit vaak met een tool als OneNote om ter plekke aantekeningen te maken of Miro als online whiteboard om samen te brainstormen over een onderwerp. Ook handig voor collega’s die er niet bij zijn om later terug te lezen.

In deze fase pionier je en experimenteer je met wat het beste werkt. Deze tijd is bij uitstek een kans om nieuwe dingen uit te proberen. Succesvol samenwerken op afstand is namelijk een hele andere manier van je werk organiseren. Wanneer je werkprocessen anders inricht, en ervoor zorgt dat je voornamelijk asynchroon werkt, kun je meer gefocust werken zonder de hele tijd gestoord te worden. Dat is echt iets anders dan alleen de mogelijkheid geven om vanuit huis te werken.

4. Je werkt asynchroon samen
Je bereikt als organisatie fase 4 wanneer je echt asynchroon, dus niet tegelijkertijd, samenwerkt. Hiervoor heb je andere werkprocessen nodig.  Geen continue vergaderingen dus waar iedereen bij moet zijn. Medewerkers ontwerpen zelf hun beste manier van werken. Waar, wanneer, en met wie ze samenwerken aan resultaten bepalen ze dus zelf, in plaats van dat er wordt gestuurd op aanwezigheid. Je geeft medewerkers de vrijheid om hun werk op hun eigen manier en tijd te doen. Je beoordeelt mensen op basis van wat ze doen en opleveren en niet op hoe en wanneer ze dit doen. Dit was natuurlijk altijd al de bedoeling van Het Nieuwe Werken (HNW), maar dat kwam maar heel moeizaam en soms zelfs helemaal niet van de grond. De basis van deze manier van samenwerken is vertrouwen.
In deze fase ontwerpen organisaties nieuwe processen voor besluitvorming. Vergaderingen die geen output opleveren worden geschrapt. Denk hierbij aan sessies waarin een rondje langs alle medewerkers wordt gedaan en iedereen vertelt waar hij of zij mee bezig is. Deze ‘statusupdates’ worden schriftelijk gegeven, zodat iedereen op de hoogte blijft. Als er vergaderingen zijn, worden deze goed voorbereid en opgenomen voor de mensen die er niet bij kunnen zijn. Zij krijgen de mogelijkheid om later nog te reageren. Soms duurt het nemen van een besluit hierdoor wat langer. Maar de gedachte is dat omdat iedereen online kan meepraten, ook als je introvert bent, je tot betere besluiten komt.

Bij Basecamp is het beleid geworden om soms realtime, maar meestal asynchroon te werken. Vergaderingen zijn het laatste redmiddel, niet de eerste optie. Ze hebben hier in hun interne communicatie gids afspraken overgemaakt. Als je een idee hebt, werk je dit eerst uit, en dan kan iedereen in zijn eigen tijd hierop reageren.  Dit voorkomt onnodige vergaderingen en dat mensen continu onderbroken worden in hun werkzaamheden.

Als je op deze manier werkt, tijd- en plaatsonafhankelijk, dan kun je met mensen over de hele wereld samenwerken. Zo haal je het beste talent in huis. Zelf werk ik al jarenlang succesvol samen met mijn collega in Zuid-Afrika. We werken asynchroon via een samenwerkingstool, en hebben in al die jaren nog nooit een vergadering nodig gehad. In mijn werk is asynchroon werken vaak de regel, zodat iedereen zijn eigen werk kan indelen. We proberen een proces zo te ontwerpen, dat het voor iedereen duidelijk is wat hij of zij wanneer moet doen, zodat het niet nodig is om tegelijkertijd aanwezig te zijn of te overleggen. Wat zou er gebeuren als we in organisaties alle vergaderingen optioneel maken?

5. Je bereikt het walhalla
Het hoogst haalbare is volgens Matt Mullenberg niet echt haalbaar, maar het walhalla is wel het nastreven waard. In fase 5 werk je effectief samen, heb je oog voor het welzijn en de (geestelijke) gezondheid van medewerkers die het beste uit zichzelf halen, en door hun creativiteit hun beste werk leveren, en dat alles door gewoon plezier te hebben. Je ontwerpt je werk rondom je leven.

Waar sta jij?
Waar staat jouw organisatie? In welke fase zijn jullie beland? En hoe ga je het werk straks vormgeven als we weer terug mogen naar kantoor? Ik probeer zelf met mijn bedrijf Avanteers een hybride werkcultuur na te streven, waarbij je zelf bepaalt waar en wanneer je werkt en waar de werkprocessen daarop zijn aangepast. .

Wat doen anderen?
Dit is hét moment om te bepalen wat je uit deze periode wilt houden. Sommige organisaties voeren ‘hybride werken’, zoals het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) in Leeuwarden structureel in. “Medewerkers werken deels vanuit huis, deels op kantoor. Het is zoeken naar evenwicht.”

Er zijn ook organisaties die het thuiswerken weer willen terugdraaien en iedereen weer naar kantoor laten komen om daar te werken. Hoor jij daar ook bij? En welke rol speelt kantoor straks nog? Ga je daar zitten om stukken te lezen of kom je er om samen te werken? Wat wil je er bereiken?

Nieuwsuur liet weten dat grote werkgevers gaan na corona kantoorruimte schrappen. Ruim de helft van de bedrijven verwacht minder kantoorruimte nodig te hebben, omdat hun medewerkers meer thuis zullen werken. Vóór corona kwamen medewerkers gemiddeld vier of vijf dagen naar kantoor. Na de pandemie zal dit naar verwachting zo’n twee tot drie dagen zijn. De rest van de week werken medewerkers thuis. Triodos verwacht dat medewerkers in de toekomst vooral naar kantoor zullen komen voor het ontmoeten van collega’s en klanten. “Geconcentreerd werken, zoals het lezen van een rapport of schrijven, is prettiger om thuis te doen.”

Hoe kan ik helpen?
Ik help organisaties om samen met medewerkers na te denken wat ze uit deze periode willen behouden en hoe ze straks willen samenwerken. Wil je dat ook? Neem dan even contact op.

Wil je iets doen aan alle e-mails in je organisatie? Dan heb ik leuk nieuws! Binnenkort kun je online op e-mail dieet met jouw organisatie. Stuur me even een Linkedin uitnodiging wanneer we nog niet gelinkt zijn, dan blijf je op de hoogte!

Scroll naar top