Ik word vaak gevraagd om organisaties te helpen om af te komen van de ‘e-mail-terreur’. Wat opvalt is dat medewerkers dagelijks veel tijd besteden aan e-mails (en vergaderingen) en het gevoel hebben daar weinig aan te kunnen doen. “Ik ontvang nou eenmaal meer dan 50 mails per dag waar ik altijd direct iets mee moet.” Sterker nog: soms is e-mail zelfs hun werk geworden en is de dag succesvol als de inbox aan het einde van de dag leeg is. Als je hier even bij stilstaat, wat betekent dit? Wanneer je op deze manier werkt, heb je weinig tijd hebt om ongestoord na te denken, tijd voor zogenaamd diep werk.
Wat gebeurt hier nou eigenlijk?
Anderen vullen de hele dag jouw actielijstje per e-mail en jij handelt dat zo snel mogelijk af. Sommigen verwerken dit vervolgens ook nog via een ingenieus mapjessysteem. Jouw output is dus reageren op de input van anderen. Nu is dat niet zo erg als dat je baan is. Maar bij veel kenniswerkers is dat niet zo. Zeg nou zelf? Ben je aangenomen als professioneel e-mailer of actielijstje afhandelaar? Nee. Je bent aangenomen om zelf na te denken en waarde toe te voegen. Hoe komt het dat we steeds minder tijd besteden aan nadenken? Ik ben al jaren fan van het werk van wetenschapper Cal Newport die in zijn boek Diep Werk feilloos omschrijft hoe we tegenwoordig werken. Je hebt zelf misschien meer invloed op hoe je werkt dan je op dit moment denkt….
Diep Werk, wat is dat?
Kenniswerkers komen door de berg e-mails die ze de hele dag sturen niet meer toe aan diep geconcentreerd werk. Veel tijd gaat op aan zoals Newport het noemt: “Het voortdurend als een menselijke router e-mails sturen en ontvangen, met veel pauzes voor snelle vormen van afleiding.” Naast e-mail zorgen ook Whatsapp, Facebook, Twitter, Slack, Snapchat, Instagram e.d. dat je weinig tijd hebt om ongestoord na te denken.
Dit zorgt ervoor dat we ons een groot deel van de tijd bezighouden met oppervlakkig eenvoudig werk in plaats van diep geconcentreerd werk. Dat laatste is nodig om iets belangrijks van de grond te krijgen. Maar het is nog niet zo eenvoudig om het tij te keren. Afleiding is de norm geworden. Wat blijkt? Als je te vaak oppervlakkig werk doet, ben je bijna niet meer tot diep werk in staat.
“Het lijkt wel alsof internet aan alle kanten knaagt aan mijn vermogen me te concentreren en me te verdiepen. En ik ben vast niet de enige.”
– Nicholas Carr (Diep Werk)
Hoe kun je het tij keren en je weer concentreren?
- Plan dagelijks een paar uur onafgebroken diep werk in en houd voldoende tijd over voor oppervlakkige activiteiten waar je echt niet aan ontkomt. “Neem geen pauze van afleiding, neem pauze van concentratie”
- Leer jezelf aan om niet iedere tien minuten te kijken of je nog nieuwe e-mails hebt (of appjes, of wat dan ook). Je verspilt veel tijd met heen en weer switchen tussen taken en je werk wordt er aantoonbaar slechter van.
- Zorg ervoor dat je meldingen van nieuwe berichten uitzet.
- Focus op een ambitieus doel. Houd de uren die je besteedt aan diep werk bij en evalueer dit wekelijks. Zo zie je het eindresultaat steeds dichterbij komen.
- Beloon jezelf als je je doel hebt gehaald.
- Verander je mindset. Continue bereikbaar zijn is niet nodig. Je werk wordt echt veel beter wanneer je gefocust werkt.
- Ga niet méér werken. Sluit je dag af en ga ‘s avonds niet meer je e-mail checken. Wil je slimmer omgaan met e-mail? Doe dan gratis mee met het Nationale E-mail Dieet van 27 november t/m 1 december 2017!
Hoe zorg je voor tijd om na te denken met een drukke baan?
Newport noemt in zijn boek vier manieren om dit toch voor elkaar te krijgen. Kies er eentje die bij jou past (of maak een combinatie).
1. Trek je terug
Zonder je een tijdje af om diep te werken!
2. Kies een bepaalde periode
Kies een bepaalde periode voor diep werk. Zo verdeelt een populaire hoogleraar zijn jaar in semesters. Het ene semester geeft hij college, het andere schrijft hij en is hij verder onbereikbaar. Je kunt je werkweek ook opdelen in dagen van diep werk en oppervlakkig werk.
3. Kies een ritme
Kies voor een bepaald ritme. Dagelijkse routine helpt enorm! Werk bijvoorbeeld iedere ochtend van 7 tot 9 uur geconcentreerd.
De aanpak van komiek Jerry Seinfeld is om iedere dag grappen te bedenken en dan een kruis op de kalender te zetten, zodat er een ketting ontstaat. Je taak is om deze ketting niet te doorbreken.
Je wordt een betere cabaretier als je betere grappen bedenkt.
– Seinfeld (Diep Werk)
4. De aanpak van een journalist
Schakel tussen diep en oppervlakkig werk op het moment dat je tijd hebt. Dit is voor beginners vaak lastig. Probeer in dat geval je week zoveel mogelijk vooraf in te plannen.
Meer weten?
- Bestel hier het boek Diep Werk
- Lees ook: Waarom een weekje afkicken van e-mail een waanzinnig goed idee is
- Lees ook: Druk zijn is een keuze. Maar hoe word je nooit meer te druk?
- Bekijk de video van het ondernemerscollege: hoeveel werktijd gaat er op aan onnodig e-mailverkeer?
