Waarom een e-mail dieet….
Een paar jaar geleden werd ik iedere dag geleefd door e-mail in mijn inbox. E-mail bepaalde hoe ik mijn dag begon, waar ik die dag aan werkte, wat mijn prioriteiten waren en hoe ik met mijn collega’s samenwerkte. Ik was zo iemand die altijd te druk was, maar met wat? En worstelde met hoe ik de regie over mijn eigen werk terug kreeg en hoe samenwerken effectiever, efficiënter, maar vooral leuker kon worden. Hoe kreeg ik tijd en ruimte terug om na te kunnen denken (dat klinkt misschien gek, maar met de vele vergaderingen en mailtjes die ik moest wegwerken, bleef daar nog maar heel weinig tijd voor over)? Ik droomde af en toe over een leven zonder e-mail, hoe zou dat eruit zien? Is het überhaupt mogelijk om zonder e-mail je werk te kunnen doen?
Experiment: stoppen met e-mail
Omdat ik van experimenteren houd, besloot ik de proef op de som te nemen en als goed voornemen te stoppen met e-mail. De conclusie: ja het is inderdaad mogelijk, en het leverde mij veel op. Maar ik moet er direct wat bij zeggen: het is natuurlijk geen doel op zich. Ik help inmiddels veel organisaties om slimmer samen te werken. Het e-mail verkeer is intern makkelijk terug te dringen (de meeste mailtjes zijn van je collega’s). Belangrijkste effect: beter samenwerken en communiceren!
E-mailbommen & stress
Begrijp me goed, ik ben niet tegen e-mailen, maar tegen de manier waarop we elkaar in een digitale wurggreep houden. Ik zie nog steeds veel medewerkers en organisaties worstelen met het gebruik van e-mail. Wat ik dagelijks tegenkom is: e-mail bommen, miscommunicatie, stress, onnodig veel cc’s, documenten die worden rondgemaild, onduidelijke werkafspraken, verouderde tools om je werk mee te doen, collega’s die binnen een half uur reactie willen, zelfs ’s avonds en in het weekend en ga zo maar door. Je merkt het al: geen ideale manier van samenwerken.
Om meer mensen de voordelen van een andere manier van werken te laten ervaren heb ik de We Quit Mail beweging opgezet. Een beetje een provocerende naam, maar vooral bedoeld om mensen op weg te helpen om slimmer samen te werken. In het boek We Quit Mail, Doe mee en pak de regie over je werk terug, heb ik al mijn ervaringen en tips & tricks gebundeld. Je kunt hier een gratis preview downloaden.
Het ligt niet aan e-mail, maar aan hoe we het gebruiken
Mijn ervaring is dat het gebruik van e-mail een soort spiegel is van de organisatiecultuur. Want uiteindelijk gaat het erom hoe we e-mail gebruiken en kunnen we de tool niet de schuld geven. De oprichter van Gmail, Paul Buchheit, zegt hierover het volgende:
“Het probleem met e-mail is dat het persoonlijk contact heel slecht is geworden. Er is een 24/7 cultuur waarin iedereen een antwoord verwacht. Het maakt niet uit dat het zondagmiddag 2 uur is. Mensen gaan niet meer echt op vakantie. Ze zijn een slaaf van e-mail geworden. Het is geen technologisch probleem. Het kan niet worden opgelost met een computerprogramma. Het is meer een sociaal probleem….”
Inmiddels zijn er veel andere tools die het samenwerken makkelijker maken – zelf zijn we fan van Trello voor actielijstjes – maar als je geen nieuwe afspraken maakt over het gebruik, ligt het gevaar op de loer dat Whatsapp, Slack, of welke tool dan ook het nieuwe e-mailen wordt.
Doe mee: Nationale E-mail Dieet 2017
Om het bewustzijn te stimuleren en met elkaar het gesprek aan te gaan organiseer ik ieder jaar het Nationale E-mail Dieet, ook wel “e-toxen” genoemd. Je kunt het namelijk heel lang over minder e-mail of WhatsApp hebben, maar je moet het uiteindelijk vooral doen en ervaren. Het beste werkt om datgene uit te proberen wat bij jou en je organisatie past. Wij nodigen jou, je team en organisatie uit om een weekje minder te e-mailen. Je bepaalt de regels van je de dieet zelf: dus hoeveel e-mails je nog verstuurt en hoe vaak je nog in je inbox kijkt etc.
Ga ook e-toxen van 27 november t/m 1 december 2017
Meedoen met Het Nationale E-mail Dieet is heel eenvoudig.
-
Meld je gratis aan voor het Nationale E-mail Dieet via WeQuitMail.nl
- Enthousiasmeer collega’s. Download de posters die je krijgt na aanmelding, en hang deze op!
- Lees ter voorbereiding het We Quit Mail Magazine hoe je zonder e-mail veel beter kunt samenwerken. Handig om te delen met je collega’s.
-
Omdat je zo dapper bent, vermeld ik je op onze website!
-
Blijf op de hoogte via Whatsapp. Stuur “mail dieet” naar 06 11 53 40 39. Ik geef je in de aanloop naar en tijdens het Nationale E-mail Dieet tips hoe je het beste de hoeveelheid e-mails terug kunt dringen.
Ervaringen van eerdere deelnemers…
“Ik was aanvankelijk wat sceptisch over het e-mail dieet, maar toch bleek het voor het team heel goed te werken.”
“Wij hadden geen idee dat 80% van al onze e-mails intern werd rondgestuurd, een enorme eye-opener waar we meteen iets mee konden doen.”
“We zijn continu op zoek naar ideeën om het werk te verbeteren. We hebben Kim Spinder gevraagd ons te helpen anders te gaan werken. Dat heeft ze heel goed gedaan en haar enthousiasme heeft aanstekelijk gewerkt. We hebben een mail-dieetweek ingevoerd. In die week hebben we gekeken naar onze mailgewoontes en wat bleek, we mailden eerder dan dat we tien meter verderop onze collega aanspraken. Een totaal nutteloze gewoonte!”
– Hermien van Triest, Programmadirecteur DARE, Ministerie van Buitenlandse Zaken