Nu we ons werk al maanden op afstand moeten uitvoeren, valt ineens op hoe inefficiënt – en vermoeiend – sommige processen eigenlijk zijn. Kan dat niet anders? Kim Spinder helpt organisaties innoveren en geeft een aantal praktische tips. “Als je ergens iedere dag tegenaan loopt, ben je extra gemotiveerd om het aan te pakken.”
Kim Spinder: “Vóór de coronacrisis hadden de meeste grote bedrijven hun digitalisering al grotendeels op orde. Toen we in maart plotseling allemaal thuis moesten blijven, was dat praktisch gezien vaak niet zo’n heel groot probleem: via de mail, WhatsApp, Zoom en andere applicaties wisten mensen elkaar op afstand snel weer te vinden. Bedrijven verplaatsen hun vergaderingen naar het scherm en gingen online verder waar ze op kantoor gebleven waren.
Inmiddels zijn we ruim zeven maanden verder en is wel duidelijk dat deze situatie voorlopig niet verandert. Wat óók duidelijk is, is dat het niet werkt om de oude, offline manier van werken één-op-één te kopiëren naar online. Op dat gebied valt nog heel wat te verbeteren.”
Copycats
Volgens Spinder is het een standaard eerste stap bij het uitproberen van nieuwe dingen: de oude situatie nabootsen. “Denk maar aan de allereerste websites: die zagen er uit als brochures. Je kon de tekst op de site vaak ook als Word-document downloaden. En de eerste bedrijven die op Twitter gingen, zetten daar hun persberichten integraal op. Pas later ontstond een nieuwe, efficiëntere manier van informatie overbrengen.”
Dat kopiëren zag Spinder ook gebeuren bij bedrijven die hun werkprocessen dit voorjaar noodgedwongen online voortzetten. “Elke maandag twee uur vergaderen? Dan nu twee uur met z’n allen op Google Meet. Een lezing geven aan een volle zaal? Dan nu hetzelfde praatje via Zoom. Maar zo werkt dat gewoon niet, daar is een mens niet voor gemaakt. Een dag vol afspraken op kantoor was vermoeiend, maar een hele dag in Zoom-meetings is pas echt killing voor je motivatie, je productiviteit én je werkplezier.”
Ga pionieren
Spinder adviseert bedrijven daarom om zoveel mogelijk te experimenteren met andere vormen van (digitaal) samenwerken. “In plaats van wekelijks twee uur te vergaderen over een project en vervolgens niet echt iets van de grond te krijgen, kun je ook kiezen voor een online sprint van vier aansluitende dagen. In die vier dagen pak je samen met je team een vraagstuk aan. Je bedenkt met elkaar oplossingen, die je meteen test bij de klant en vervolgens direct doorontwikkelt. Zo maak je pas echt slagen.”
Welke vraagstukken zich lenen voor zo’n sprint, kunnen medewerkers zelf het beste aangeven, zegt Spinder. “Zij voeren die processen voortdurend uit. Als je ergens iedere dag tegenaan loopt, ben je extra gemotiveerd om het aan te pakken. Frustratie is een geweldige bron voor innovatie. Geef medewerkers ook de tijd en de ruimte om zelf nieuwe dingen te proberen, bijvoorbeeld een dagdeel per week. Het geeft een enorme boost om met een klein clubje onder de radar – niemand ziet je immers nu – te mogen pionieren. Daar is het een perfecte tijd voor. Vonden mensen het vroeger nog spannend om te experimenteren, nu is die drempel een stuk lager omdat we toch al zo veel van onze routines hebben moeten veranderen.”
Wees creatief
Spinder adviseert bedrijven om ook te onderzoeken hoe ze op persoonsniveau kunnen innoveren. “Thuiswerken heeft voor- en nadelen. Organiseer eens een brainstorm met medewerkers en stel hen de vraag: hoe ervaar jij het thuiswerken? Wat gaat goed, wat kan beter? Wat heb je nodig om in deze omstandigheden het beste uit jezelf te halen? Stel met elkaar vijf punten op waar iedereen zich aan houdt. En doe die brainstorm dan niet op de oude manier waarbij iedereen achter elkaar zijn zegje mag doen, want dan ben je zo weer een – vermoeiend – uur verder en heb je nog niets. Maak liever gebruik van een tool als Miro, een online whiteboard waarop iedereen digitale geeltjes mag plakken. Maak het leuk, wees creatief!”
Een mooi voorbeeld van innovatie dat Spinder onlangs tegenkwam, is het bedrijf dat nieuwe medewerkers online liet kennismaken met de organisatie. “Niet door een Meet-sessie met het standaard introductiepraatje, maar door hen een bingo-kaart te geven met tien opdrachten die ze zo snel mogelijk moesten afvinken. Bel die collega met een goede grap, stuur een foto van je werkplek naar die collega, vraag die collega hoe het zit met een bepaalde procedure, enzovoort. Een prachtige manier om op afstand toch persoonlijk contact te maken.”
No meetings, please
En voor wie al die digitale communicatie even helemaal zat is, heeft Spinder nog een tip: plan met je team een meetingvrije dag in, misschien wel iedere week. “Ongestoord kunnen werken en echt kunnen focussen, is goed voor je productiviteit en je creativiteit. Wie weet wat voor vernieuwende online inzichten je opdoet, als je even helemaal offline gaat.”
Bron: RTL nieuws