Zelf ben ik al jaren niet zo’n voorstander van plannen maken. Het wordt in organisaties vaak gebruikt als vertragingsmechanisme: ‘Zet dat eerst maar even op papier’. In het kleine innovatieboek riep ik daarom: ‘Weg met de plannenmakerij’. ‘Iets op papier zetten’ is bij innovatie niet de beste aanpak. Je weet vooraf niet wat eruit komt, want dan zou je niet hoeven innoveren. Je leert het vraagstuk kennen door ermee aan de slag te gaan. Met plannen maken moet je vooraf al weten wat het op gaat leveren. Dat is nou net het punt met innovatie: je weet het niet. Innovatie is omgaan met onzekerheid. Het is de kunst om aan de slag te gaan zonder te weten waar je precies uitkomt.’ 

Mag je dan nooit meer een plan maken?
Natuurlijk wel, schreef ik, maar laat het plan dan eenvoudig zijn, en niet groter dan een a4’tje. Voor mezelf maakte ik voor 2020 een A4’tje waarbij ik nadacht: wat wil ik dit jaar bereiken? Wat durf ik te kiezen om te doen? En vooral: wat ga ik niet doen. Maar ook dat A4’tje kan de prullenbak in. De wereld ziet er nu door corona heel anders uit. Zo hebben mijn klanten bijvoorbeeld geen behoefte meer aan lezingen of workshops, maar aan online sprints om op afstand resultaat te boeken. Dat stond niet in mijn plan. Nu mijn A4’tje niet meer werkt, ben ik opzoek gegaan naar manieren die beter passen bij deze tijd. Het moet anders, maar hoe?

De oplossing: een 6-weken plan
In mijn zoektocht werd ik geïnspireerd door Basecamp, een bedrijf van zo’n 50 medewerkers dat project management software maakt. Zij werken al jaren op afstand samen. Medewerkers wonen en werken verspreid over de hele wereld. Het idee van Basecamp is simpel: werk in cycli van 6-weken. 

Hoe werkt het precies?
Bij Basecamp bepalen ze iedere 6 weken waar ze als organisatie aan werken. Dit verdelen ze in grote en kleine projecten. Grote projecten duren vier tot zes weken, kleine projecten variëren van een paar dagen tot een week. Er is een duidelijke focus waar je 6 weken lang in gaat duiken en wat je realiseert.

Past alles in zes weken?
Volgens Basecamp wel. Alles wat belangrijk is, kan binnen zes weken of minder, goed gedaan worden. Ze denken daarbij vooraf wel na hoe je een groot project klein maakt. En maken onderscheid tussen ‘wat moet het zijn’, en ‘wat kan het zijn’. Focus altijd op het eerste, want bij de laatste variant loopt een project gigantisch uit de hand. De focus wordt voor de start bepaald. Dan ga je 6 weken aan de slag. Meer tijd om aan iets te werken, betekent volgens Basecamp vaak dat het project groter zal zijn, maar niet beter. De beperking van zes weken helpt om kleiner en slimmer te plannen.

Hoeveel mensen werken aan een project?
Teams werken vervolgens met 2 of 3 personen samen aan een project. Met meer mensen neemt de complexiteit toe en vertraagd het project. Meer mensen zorgen ervoor dat dingen langzamer gaan, niet sneller, is de ervaring van Basecamp.

Tijd voor reflectie
Na iedere 6-weken is er twee weken tijd om uit te vogelen wat de volgende stap is. Iedereen mag deze tijd gebruiken om nieuwe ideeën te verkennen, dingen op te lossen, nieuwe dingen te proberen voordat de volgende cyclus start. Er is voldoende tijd om terug te kijken, na te denken en te plannen.

Wat gebeurt er als het niet af is?
Het team pakt als eerste de belangrijkste prioriteiten op. Als het werk niet af is binnen 6 weken, gebeurt het niet. De aanname is dat het dan niet belangrijk genoeg was. Er worden geen onafgemaakte projecten overgedragen. De tijd bepaalt wat er toe doet. Bij Basecamp willen ze geen achterstallig werk. Bovendien weet je veel meer over een project nadat je er 6 weken aan hebt gewerkt dan aan het begin. Als de tijd voorbij is, rond je af wat je hebt gemaakt en ga je na een korte pauze van twee weken verder naar het volgende project. 

Geen uitpuilende takenlijst
Wat mij zo heerlijk lijkt aan deze benadering is dat je geen achterstallig werk krijgt of een uitpuilende takenlijst. Ik heb zelf nog een takenlijst met 1000 acties die ik nu of ooit nog wil doen. En ik heb dingen half gedaan die ik ooit nog wil afmaken. Het idee om na zes weken opnieuw te bekijken wat op dat moment het meest belangrijk is, lijkt me geweldig. Dus geen vastgesteld plan wat je daarna precies gaat doen. Ik gok dat wanneer je weet dat je er ergens zes weken gefocust aan werkt, je het waarschijnlijk beter doet en beter afrond. Geen oneindige takenlijst geeft een gevoel van kalmte en focus. Je mag elke zes weken op de resetknop drukken. Het lijkt me ook een goed hulpmiddel om vaker nee te zeggen. Sorry, de komende 6 weken niet, misschien later.

Ik ga het experiment aan. Ik denk dat veel organisaties iets aan deze manier van werken kunnen hebben. Gefocust werken, in plaats versnipperd allerlei projecten door elkaar heen uitvoeren. En iedere paar weken kijken wat nu nodig is, in plaats van dikke (beleids)plannen te schrijven. Dat blijkt bij de overheid bijvoorbeeld nu ook heel goed te gaan bij alle corona maatregelen. Erwin van de Pol schreef hierover in Trouw: Wat een weelde we blijken heel goed zonder beleid te kunnen. De overheid bepaalt aan de orde van de dag wat ze op de korte en middellange termijn gaat doen. Er komt geen nota aan te pas. Beleid maken lijkt overbodig.’

Ik ga het experiment van de 6-weken cyclus aan. Ik ben benieuwd of het voor mij werkt! Laat me weten wat jouw ervaringen zijn.