De mailbox zorgt niet alleen tijdens, maar ook na werktijd voor stress bij medewerkers. Sommige bedrijven zorgen er nu voor dat hun personeel in onder meer de avonduren niet te bereiken is. Is dat de oplossing voor een wat meer ontspannen bestaan?
Wie na 18.00 uur een medewerker van Lidl België of Luxemburg probeert te bereiken, hoeft tot de volgende ochtend niet op antwoord te rekenen. Tussen 18.00 en 7.00 uur én in het weekend gaan de inboxen van medewerkers op slot: het mailverkeer wordt gepauzeerd, berichten worden de volgende ochtend verstuurd. De proef startte vorig jaar, tot tevredenheid van 70 procent van de medewerkers.
Bron van stress
Je mailbox is een grote bron van stress, zo blijkt uit verschillende onderzoeken. Een kleinschalige proef onder Amerikaanse soldaten laat zien dat proefpersonen die vijf dagen niet konden mailen, productiever waren en een lagere hartslag hadden dan deelnemers die hun mail bleven volgen. Terwijl jij je probeert te concentreren, stromen de mailtjes binnen en die gaan gepaard met bliepjes en pingeltjes. Omdat je het gevoel hebt constant opgeroepen te worden, leidt dat af. Want of het een nodeloze cc is van een collega, of een belangrijke mail van je baas: mail wordt voor alle boodschappen gebruikt.
‘We grijpen automatisch naar de mail’
Kim Spinder strijdt ervoor om daar verandering in te brengen. De ondernemer schreef het boek ‘We quit mail.’
“Vaak grijpen mensen automatisch naar de mail, omdat het voorhanden is. Maar denk eens na voordat je een mailtje stuurt: is het écht nodig om iemand voor de zoveelste keer te cc’en terwijl hij op vakantie is? En is mailen handig als je met een groep van tien mensen samenwerkt?”
Als e-mail een minder prominente rol gaat spelen op kantoor zou een verbod als dat van Lidl minder nodig zijn, betoogt Spinder. Wel is er een groot verschil tussen landen als België en Frankrijk en Nederland, waar minder hiërarchie op de werkvloer heerst.
“Als je baas je in die andere landen om acht uur ’s avonds mailt, dan voelt het alsof je moet reageren. Hier in Nederland durven mensen dat soort onbelangrijke mailtjes van de baas sneller naast zich neer te leggen tot de volgende dag.”
In Frankrijk gaan ze zelfs zo ver dat er regelgeving bestaat rondom het thema: bedrijven met meer dan vijftig medewerkers moeten een tijdslot bepalen waarbinnen medewerkers niet bereikbaar hoeven te zijn. Brits onderzoek van de Universiteit van Sussex laat overigens zien dat dit ook niet helemaal de oplossing is: het verplichten van onbereikbaarheid levert óók stress op.
Niet mailen over belangrijke zaken
Ondernemer Taco Oosterkamp ziet in zulke wetgeving een laatste redmiddel om bedrijven in beweging te krijgen.
“Maar gedragsverandering kun je denk ik als bedrijf zelf veel beter oplossen.”
Hij pleit liever voor een verbod op mails voor urgente zaken.
“Want op die manier hebben medewerkers het idee dat ze hun mailbox constant moeten checken. Terwijl je bij écht belangrijke dingen beter even kan bellen.”
Oosterkamp hanteert zelf voor zijn achttien medewerkers een zogenoemde ‘no overwork policy’, waarbij niemand geacht wordt meer te werken dan op haar of zijn contract staat.
“Daarmee wordt ook duidelijk gecommuniceerd dat je ’s avonds van je collega’s geen mailtjes terug hoeft te verwachten . Wat niet betekent dat je geen werk mág doen of er een slot op je mailbox komt. Het gaat erom dat je je werk afkrijgt in de uren die er in je contract staan. Als het jou beter uitkomt om ’s avonds nog wat werk te moeten doen en je mailt iemand, dan kun je dat doen. Maar je weet dat je mail de volgende dag pas gelezen wordt.”
‘WhatsApp moet geen alternatief worden’
Daarmee behouden werknemers hun flexibiliteit, maar worden verwachtingen getemperd. Kim spinder legt uit:
“Het onderwerp ligt om die reden vaak nog gevoelig. Gaan we terug naar 9.00 tot 17.00 uur, dan voelt het alsof we weer teruggaan in de tijd.”
Volgens Oosterkamp is het vooral de verandering zelf die wat weerstand met zich meebrengt.
“Maar na verloop van tijd zullen mensen eraan gewend raken. Als niemand meer reageert, dan denk je wel na of mail de beste manier is om iemand te bereiken.”
En alhoewel WhatsApp steeds meer geaccepteerd raakt op de werkvloer, is het volgens Spinder niet de bedoeling dat dit het alternatief wordt als de mailbox zou worden uitgeschakeld.
“De bedoeling is dat mensen zich even los kunnen koppelen van hun werk, niet dat je ze op een andere manier probeert te bereiken.”