DAG 1

Hoe Philips Lighting het e-mailverkeer terugdringt, en wat jouw organisatie daarvan kan leren!

Wil jij een week lang de strijd aan tegen overbodige e-mails en het oneindige e-mailverkeer op de werkvloer? Tientallen organisaties doen al gratis mee met het “Nationale E-mail Dieet 2017”. Dit is jouw unieke kans!

Wat houdt een weekje e-toxen in?
Het is eigenlijk heel eenvoudig. Je stelt je eigen dieet samen. Zo wordt er bij een aantal organisaties intern niet gemaild, zijn cc’s en bcc’s verboden, wordt de telefoon vaker gepakt of slimme tools getest. Deze week is een unieke kans om te ervaren wat minder e-mail en een andere manier van samenwerken jouw organisatie kan opleveren.

Hoe creëert Philips Lighting bewustzijn?

Philips Lighting was één van onze deelnemers van de voorgaande editie! Hoe creëren zij bewustzijn rondom het gebruik van e-mail in de organisatie? Wij interviewden voor deze gelegenheid Conny Degen, Sr. Marcom manager Benelux, die samen met twee andere collega’s als doel heeft om van ‘heavy e-mail users’ naar ‘effective e-mail users’ te gaan.

Conny Degen: “Aanleiding om hier mee aan de slag te gaan was een onderzoek in België naar hoge werkdruk. E-mail gedrag werd hierbij expliciet genoemd. Dat was voor mij wel herkenbaar. Wat zouden we nu kunnen doen om daar anders mee om te gaan?”

“E-mail is hartstikke handig, alleen vervangt het geen communicatie.”

“Mensen vergeten soms dat communiceren of andere middelen in zetten veel effectiever is.” Kim Spinder heeft bij ons voor alle medewerkers masterclasses verzorgd, om dit bewustzijn op een leuke manier op gang te brengen wat erg positief is ontvangen. Bij iedereen heeft het wel iets gedaan. Ik word er nu op aangesproken als ik een e-mail stuur, dat is op zich een goed teken!

De volgende stap is dat medewerkers hun e-mail BMI meten voordat ze meedoen aan het Nationale E-mail Dieet. Ze beantwoorden vragen als: hoeveel e-mails verzend je, hoeveel e-mails ontvang je, wie staan er in je top 10 van ‘stalkers’, dat zijn degenen die je het meeste e-mailen. Soms staan er mensen tussen die helemaal niet logisch zijn! Het meten is een grote eye-opener. Als mensen zelf meten, dan schrikken ze. Dat had ik zelf ook. Toen ik gemeten had, dacht ik: “Ooh, ik ben zelf net zo erg”. Het heeft mij bewust én enthousiast gemaakt om er daadwerkelijk iets aan te gaan doen. Nu ik me er in verdiept heb, de masterclass heb gevolgd, het E-book van We Quit Mail heb gelezen, ben ik er heel bewust mee bezig en ga ik zelf al anders om met e-mail, waarbij ik ook anderen positief beïnvloed.”

Meet je e-mail BMI

Het leuke is dat de mensen bij wie we hun e-mail BMI hebben gemeten, bijna niet konden wachten op het resultaat. In één keer ontstaat er een hele discussie en dialoog. “Hoe kan het nou dat die persoon mij veel mailt?” Iedereen geeft elkaar tips, ze beïnvloeden elkaar. Voor mij is dat de juiste manier om een omslag te bereiken in onze organisatie. Ook om collega’s te helpen met hetzelfde issue als waar ik mee zit: “Je wordt gek van de mail.” Het is goed om het gesprek met elkaar aan te gaan. Als mensen je e-mailen in het weekend, verwachten ze waarschijnlijk niet eens dat je meteen reageert of er in het weekend wat mee doet, dat is ook goed om je te beseffen. Als medewerkers het gevoel hebben dat ze daar wel op moeten acteren, geeft dat onnodige werkdruk.

“Er zijn ontzettend veel middelen en tools om effectiever samen te werken”e-mailverkeer

Conny Degen: “Mij helpt het vooral vaker de telefoon te pakken, te chatten, noem maar op: alle alternatieven die er zijn. Dat bespaart je zo veel tijd! Eén keer per dag je e-mail lezen, dat scheelt ook veel, dan zie ik namelijk al die tussentijdse opmerkingen van iedereen niet. De enige manier om verandering te krijgen, is om mensen bewust te maken van hun eigen gedrag. Dit doen wij dus door het meten van hun eigen e-mail BMI en het geven van tips & tricks. En voor mijn part dagelijks een appje met een zinvolle tip om ze eraan te helpen herinneren of een tip met hulp.”

“Ik zou het super vinden dat de mensen die actief meedoen met het e-mail dieet, hun voorbeelden delen met de rest van de organisatie. Als zij tijdens een meeting delen wat de succesfactor is geweest, dan krijg je een soort olievlek in de organisatie. Dat werkt veel beter dan dat wij het aangeven of de lead nemen.”

“De kracht moet zijn dat je zelf bewust bent van je eigen gedrag, en hoe je dingen anders kunt doen.”

“Het is zeker niet onze intentie om te stoppen met e-mail, maar wel om e-mail anders te gebruiken: hij wordt nu misbruikt. Mensen moeten zelf in de lead zijn om hier iets mee te doen. We hebben serieus overwogen om een richtlijn op te stellen “hoe met e-mail om te gaan”. Maar we vinden hoe minder guidance, hoe beter. Als mensen zelf het gesprek aan gaan en dat terugkoppelen, dan pas krijg je een andere cultuur.”

Een guidance opzetten, zo van ‘dit is de nieuwe manier van samenwerken’, is minder krachtig dan dat het uit de mensen zelf komt.

Ga zelf aan de slag tegen de e-mail terreur!

Aan de slag gaan, was nog nooit zo eenvoudig!

1. Doe gratis mee met het Nationale E-mail Dieet en breng het e-mailverkeer terug!

Meld je gratis aan voor het Nationale E-mail Dieet! Je krijgt iedere dag een gratis challenge via whatsapp om het e-mailverkeer terug te dringen.

2. Na aanmelding kun je een aantal posters downloaden. Print de onderstaande poster met tips om slimmer samen te werken uit, en hang deze op!

e-mailverkeer

3. Download het We Quit Mail Magazine hoe je zonder e-mail veel beter kunt samenwerken. Handig om te delen met je collega’s.

4. Blijf op de hoogte via Whatsapp. Stuur “mail dieet” naar 06 11 53 40 39.
Ik geef je in de aanloop naar en tijdens het Nationale E-mail Dieet tips hoe je het beste de hoeveelheid e-mails terug kunt dringen.