De vakanties zijn weer aangebroken. Rond deze periode krijg ik altijd veel vragen over hoe om te gaan met e-mail. Hierbij zet ik mijn vijf beste tips voor jou op een rijtje!
1. Out of Office: dit bericht gaat direct naar mijn prullenbak
Voordat je op vakantie gaat, stel je in plaats van een Out of Office melding, een Out of e-mail antwoord in. De beste Out of Office die ik ken, klinkt ongeveer zo:
Ik ben op vakantie, en dit mailtje gaat direct naar mijn prullenbak!
Daimler heeft hier in de organisatie zelfs een speciaal programma voor: Mail on Holiday. Inkomende e-mails worden automatisch verwijderd tijdens je vakantie. Mensen ontvangen dan het volgende bericht:
I am on vacation. I cannot read your email. Your email is being deleted.
Please contact Hans or Monika if it’s really important, or resend the email after I’m back in the office.
Bijkomend voordeel is dat je je eenmaal terug van vakantie niet door een uitpuilende inbox hoeft heen te worstelen met berichten die er meestal niet meer toe doen. Hoe lekker is het om na je vakantie een lege inbox te hebben en met een schone lei te beginnnen? Volgens Daimler helpt het ook om te ontspannen tijdens je vakantie en dat je niet in de verleiding komt om werk e-mail te lezen.
Je kunt natuurlijk ook je creativiteit aanwenden voor een mooie boodschap:
2. Verwijder alle e-mails bij terugkomst
Vind je eerste tip te spannend of lees je dit pas als je al weg bent? Geen nood. Dan is tip 2 iets voor jou!
Selecteer alle e-mails in je inbox op je eerste werkdag na je vakantie en klik op verwijder. Wanneer het echt belangrijk is, nemen ze wel weer contact op.
Dit zorgt ervoor dat je niet weer direct toe aan vakantie bent, nadat je drie dagen door je inbox hebt geploeterd.
3. Verwijder e-mail van je mobiel
Je e-mail tijdens vakantie niet checken, vergt best wat discipline. Om het voor jezelf wat makkelijker te maken, verwijder je e-mail van je telefoon.
Durf je dat niet? Verstop je inbox dan in een map, ergens ver weg op je telefoon. Geniet ervan! Wie weet houd je het vol bij thuiskomst!
4. Spreek af met collega’s dat je elkaar niet mailt en cc’t tijdens de vakantie
Spreek met elkaar af dat je collega’s die op vakantie zijn, niet in de cc hoeft mee te nemen onder het mom van “het is toch wel handig dat je dit weet bij terugkomst.”
5. Zet alle notificaties uit!
Zet meldingen van nieuwe mailtjes en nieuwe appjes uit of zet een WhatsApp groep van je werk op stil.
Tips e-mail
Heb je zelf nog handige e-mail tips voor de vakantie? Deel deze vooral!
Lees ook: