Tips om een overkill aan werkappjes te voorkomen

Het aantal zakelijk verstuurde e-mails neemt alleen maar toe. Daarnaast communiceert ook nog eens driekwart van de werknemers via WhatsApp. Laten we alsjeblieft minder werkgerelateerde berichten sturen, bepleit Gunnar Michielssen, initiatiefnemer van E-mailloze Vrijdag. ‘Het zorgt voor stress en afleiding’.

Woordvoerder Maj Britt van Raalte van Luchtverkeersleiding Nederland (LVNL) heeft bewust twee telefoons; één voor het werk en één voor privégebruik. De stroom aan berichten in de groepsapp met collega’s is een van de redenen daarvan. “Als ik op vakantie ben, heb ik geen behoefte aan al die appjes over het werk.’’

Minder formeel

Bij Van Raalte op de werkvloer is e-mail de belangrijkste manier van communiceren. WhatsApp wordt gebruikt als aanvulling. De berichtjes in de groepsapp zijn meestal minder formeel, ziet zij.

“Een korte vraag stel ik eerder via WhatsApp. Afspraken of een officiële vraag zet ik altijd op de mail. Daarnaast is WhatsApp handig om snel iets met een aantal collega’s te delen. Als er een artikel over ons in de media staat, stuur ik gedurende de dag vaak een linkje of een fotootje naar de groepsapp om iedereen te informeren.’’

Niet alleen bij LVNL, maar bij de meeste bedrijven is e-mail nog steeds het meest gebruikte communicatiemiddel. Dat blijkt uit onderzoek van Tele2 vorig jaar onder 1500 werkgevers en werknemers. Daarna is de mobiele en de vaste telefoon het populairst. WhatsApp staat op een vierde plek. Vooral millennials gebruiken de app om contact te onderhouden met collega’s en zakelijke relaties, constateren de onderzoekers. Driekwart van de ondervraagde medewerkers zit in een of meerdere werkgerelateerde appgroepen.

Versplinterd

E-mailloze Vrijdag is op de laatste vrijdag van november, dit jaar vond de  twaalfde editie plaats. “Die naam bekt lekker’’, zegt bedenker van het initiatief Gunnar Michielssen, specialist digitale communicatie uit België.

“Maar we willen deelnemers uitdagen niet alleen e-mails, maar ook andere digitale communicatiemiddelen zoals WhatsApp te vermijden. Want de appberichten van collega’s verdringen de zakelijke mails niet, maar komen daar nog eens bovenop. Naast de opkomst van WhatsApp en Skype, steeg het aantal zakelijke mails wereldwijd vorig jaar met 4,4 procent.’’

Waarom praten collega’s zoveel met elkaar? Volgens Michielssen wordt er in al die berichten niet méér informatie uitgewisseld, maar is de informatie meer versplinterd.

“Wat je bijvoorbeeld met één telefoongesprek af had kunnen handelen, wordt nu gecommuniceerd in tientallen WhatsApp-berichten en mails over en weer. Je krijgt als het ware een salami van allemaal versplinterde stukjes bericht.’’

Kim Spinder stopte in 2011 cold turkey met e-mailen. “Ik was een groot deel van de dag bezig met interne mails en dat zorgde voor een hoop frustratie’’, zegt ze. Ze schreef het boek We Quit Mail en adviseert bedrijven om hun e-mailverkeer efficiënter te maken. Ook Spinder ziet dat WhatsApp niet in de plaats van e-mail is gekomen, maar dat het ‘en en’ is. “Werknemers appen bijvoorbeeld nog even of hun mail wel is aangekomen.’’

Sneeuwbal aan reacties

Volgens Spinder is WhatsApp en mail zo populair op het werk omdat de drempel laag ligt.

“Elke taak of idee dat oppopt wordt direct gedeeld met collega’s. Dat zorgt vervolgens voor een sneeuwbal aan reacties en mails in cc of berichten in groepsapps. Ik schat dat werknemers gemiddeld twee tot vier uur per dag bezig zijn met hun mail en WhatsApp. Al die berichten leveren stress op. Het houdt nooit op. Ook niet ’s avonds of in het weekend. Negeren is lastig. Zeker als je in de groepsapp ziet dat al acht of negen collega’s wél gereageerd hebben.’’

Met E-mailloze Vrijdag wil initiatiefnemer Michielssen werknemers en werkgevers na laten denken over onnodige communicatie.

“Loop even naar die collega toe als je hem of haar iets wil vragen en bél die klant in plaats van te mailen. Dan is het onderwerp afgehandeld en kan je weer door. Mensen worden nu de hele dag door overspoeld met berichten. De kwaliteit van het werk leidt daar onder. Werknemers kunnen e-mails en Whatsapp-berichten moeilijk weerstaan. En wie in zijn postvak in kijkt, verliest al snel 2 minuten. Niet omdat het lezen zoveel tijd kost, maar omdat het lang duurt om de oorspronkelijke taak weer op te pakken.’’

Privacy

WhatsApp op het werk zorgt dus voor afleiding en stress. Maar dat zijn niet de enige nadelen. Oprichter Rik Mulder van het werkgerelateerde communicatieplatform Plek, wijst naar de digitale veiligheid.

“WhatsApp is sinds 2014 van Facebook. Als die besluit om de gegevens van gebruikers te gebruiken, heb je daar als bedrijf geen zeggenschap over. Ik spreek regelmatig met zorgorganisaties waarvan de medewerkers via WhatsApp ook over patiënten spreken. Dat kan niet. De privacy van patiënten is dan niet gewaarborgd.’’

En er is nog een bezwaar: de inhoud van de berichten kan ergernis opleveren bij collega’s. Mulder zag bijvoorbeeld collega’s bij bouwbedrijven die schunnige opmerkingen of gekke plaatjes in de groepsapp zetten. “Niet iedereen vindt dat prettig. Uit de app stappen kan niet. Want er wordt ook noodzakelijke informatie gedeeld over bouwprojecten.’’

Geen beleid

De meeste bedrijven hebben geen gedragsregels of beleid opgesteld over het gebruik van WhatsApp blijkt uit het onderzoek van Tele2. En dat kan ergernis opleveren. Het is zelfs zo dat 46 procent het liefst direct uit de zakelijke WhatsApp-groep zou stappen, schrijft de telecomprovider.

Ook bij de LVNL zijn geen vaste afspraken over het gebruik van WhatsApp voor werkgerelateerde communicatie.

“Het hangt ervan af met wie ik samenwerk. Bij het ene project wordt er wel gecommuniceerd via WhatsApp en bij het andere juist niet. Toch is de inhoud van de berichten op de groepsapp vooral zakelijk. Foto’s van iemands kinderen zie ik eigenlijk nooit voorbij komen.’’

Tips van Kim Spinder om een overkill aan werkappjes en -mails te voorkomen

  1. Als je samenwerkt, spreek dan vooraf mondeling af wat iedereen doet. Zo hoef je er niet meer over te communiceren.
  2. Spreek vooraf af voor welke communicatie je wél e-mail of WhatsApp gebruikt en probeer je daartoe te beperken. Kom je te laat omdat de trein vertraging heeft, dan is dat handig om even te laten weten via WhatsApp.
  3. Bedenk voordat je iets in de groepsmail of -app gooit of het daadwerkelijk relevant is voor de gehele groep. Je hoeft niet iedereen met elk bericht te vermoeien.
  4. Maak afspraken over het delen van grappige filmpjes of foto’s.
  5. Probeer ideeën of opmerkingen op te sparen tot de dagelijkse vergadering. Dan tik je dat zo af.
  6. Bekijk welke collega’s jouw grootste ‘stalkers’ zijn en bespreek met hen mondeling hoe de communicatie tussen jullie anders kan.

Bron: AD.nl