Zo’n twee jaar geleden moesten we door corona ineens allemaal thuiswerken. Zo deden we massaal ervaring op met samenwerken op afstand. Het is nu tijd om de balans op te maken: wat heeft deze periode ons gebracht? Wat willen we vasthouden? Of willen we juist terug naar hoe het was? Veel organisaties zijn zoekende; ze vragen zich af hoe ze straks het werk zo kunnen inrichten dat iedere medewerker tot zijn recht komt én dat er optimaal samengewerkt wordt. Is hybride werken straks de norm?
Werk is veranderd
Door de pandemie is onze manier van werken voorgoed veranderd. Thuiswerken is normaal geworden. Niet iedereen wil bovendien terug naar kantoor. Sterker nog: hybride werken lijkt voor veel organisaties de norm te gaan worden. Hybride werken betekent dat medewerkers op verschillende plekken werken: deels thuis (of elders) en deels op kantoor.
Het klinkt ideaal, maar hoe ziet dat hybride werken er in de praktijk uit? Komen we als polderend land uit op twee dagen thuiswerken en drie dagen op kantoor? En dan het liefst op maandag, dinsdag en donderdag als de rest er ook is? Dan zitten we al snel weer met overvolle kantoortuinen en files. Willen we dat nog wel of gaan we het anders doen? En wat doen we met onderlinge verschillen? Wat als je collega verhuist naar de andere kant van het land om in het groen te wonen, of met een camper gaat rondtrekken in het buitenland en via een laptop en internetverbinding met de rest van de organisatie verbonden is – hoe werken we dan nog samen?
Wat kunnen we leren van Het Nieuwe Werken?
Veel medewerkers kijken met gemengde gevoelens terug op deze periode. Het Nieuwe Werken beloofde van alles: vrijheid, verantwoordelijkheid en autonomie. Je mocht tijd- en plaatsonafhankelijk werken en zelf bepalen waar, wanneer, met wie en hoe. Het werk zou effectiever, efficiënter en bovenal leuker worden. Want naast de inrichting van het kantoor (bricks) en de ict die op afstand werken mogelijk maakte (bytes), ging het vooral ook om ander gedrag (behavior). Helaas kwam van de beoogde cultuuromslag in veel organisaties maar weinig terecht. Het Nieuwe Werken was vooral een huisvestingsvraagstuk geworden. Oftewel: het bezuinigingsfeestje van de afdeling facilitaire zaken, in plaats van het verandervraagstuk van de afdeling hr.
Aanwezigheid en zichtbaarheid
Veel organisaties waren bij Het Nieuwe Werken vergeten om de heersende aanwezigheidscultuur aan te pakken. De gewenste verandering van sturen op resultaat in plaats van op aanwezigheid bleef uit. Dat zorgde ervoor dat iedereen naar kantoor bleef komen. Vrijdag was thuiswerken ‘gedoogd’ of je kwam in je casual kleding naar kantoor. De rest van de week was iedereen er gewoon op hetzelfde moment, en daar was het werk dan ook op ingericht. Informatie kreeg je het snelst via de wandelgangen. Als je niet fysiek aanwezig was, telde je niet echt mee. Want wat doe jeals de hele afdeling aanwezig is en je steeds informatie mist als je thuiswerkt? Of als er een promotie aan je neus voorbijgaat omdat je niet zichtbaar genoeg bent? Het is dan ontzettend lastig om je daar als thuiswerker aan te ontworstelen.
Er werden vaak grapjes gemaakt over de vraag of je thuis wel echt aan het werk was. Ook hielp de interne werkcultuur niet mee. Als je op kantoor later binnenkwam of eerder wegging, lieten collega’s duidelijk weten wat ze daarvan vonden. ‘Zo, uitgeslapen?’ ‘Vrije middag?’ Op afstand werken werd door de aanwezigheidscultuur niet gestimuleerd.
Wat ook niet hielp, was dat er geen goede ict-faciliteiten waren om op afstand in contact te zijn met collega’s. Mensen klaagden dat thuiswerkers niet altijd bereikbaar waren. En dat terwijl je je vaak al schuldig genoeg voelde als je thuiswerkte. Ik heb dat zelf ook meegemaakt. Ik stond in de supermarkt en kreeg een belangrijk telefoontje. Ik nam op, hopend dat de winkel niets ging omroepen. Ik voelde me schuldig als collega’s konden horen dat ik niet thuis was; dan dachten ze vast dat ik niks aan het doen was die dag.
Tijd voor de volgende stap
Nu het werk zich weer steeds meer terug naar kantoor verplaatst, kunnen we gaan nadenken over de volgende stap. Bijvoorbeeld over zaken als: wat heb je nou nodig om je werk goed te kunnen doen? Ga je nog reizen naar kantoor om vervolgens de hele dag achter je beeldscherm te zitten en mailtjes van collega’s tegenover je te beantwoorden, of pak je deze kans om het anders te doen? Zeg je bijvoorbeeld je kantoor op, of zorg je voor ontmoetingsplekken in het land? Deze periode is een unieke kans om te experimenteren met een andere manier van werken en om samen nieuwe dingen te leren.
Wat past bij jouw organisatie, hangt ook af van de cultuur enhet type medewerkers. Luister daarbij naar je eigen medewerkers voordat je een terugkeerbeleid maakt. Zij weten als geen ander wat wel en niet voor hen werkt. Vraag naar hun verwachtingen. Waarom komen zij graag naar kantoor? Hoe werken zij het prettigst? Het boek Eerste hulp bij hybride werken helpt je op weg om dit soort keuzes te maken en de manier van werken te vinden die bij jou, het team en de organisatie past. Hiervoor ga je in een sessie met het team in dialoog om samen hybride werken vorm te geven en concrete afspraken te maken. Je doorloopt daarvoor in het boek vijf stappen.
Stap 1 en 2: voorbereiding op hybride werken
Stap 1 en 2 doe je ter voorbereiding op de sessie met het hele team. In de eerste stap onderzoek je de kaders. Zijn er vanuit de top van de organisatie regels vastgesteld rondom hybride werken?
In de tweede stap maakt ieder teamlid zijn persoonlijke werkrecept, waarbij iedereen zijn eigen persoonlijke werkvoorkeuren achterhaalt. Op deze manier ben je goed voorbereid om met de rest van het team in gesprek te gaan over wat het best bij jou past.
Stap 3: organiseer een teamsessie
In stap 3 ga je met je team werkafspraken maken. Je krijgt alle opdrachten en tools in handen om deze sessie succesvol te doorlopen zodat jullie op het einde een hybride werkplan hebben.
Stap 4 en 5: test hybride werken in de praktijk
In stap 4 ga je als team in de praktijk experimenteren met nieuwe manieren van (op afstand) samenwerken. Kijk vervolgens samen in de vijfde stap wat écht voor jullie werkt.
Wil je extra hulp? In de online training op eerstehulpbijhybridewerken.nl die gratis is als je het boek koopt, krijg je extra uitleg om je zo goed mogelijk op weg te helpen, zodat je in jouw team kunt gaan experimenteren en de eerste stappen kunt zetten. Na afloop heb je direct een hybride werken plan. Ga met deze starterskit praktisch aan de slag met hybride werken in jouw organisatie. Doe het huiswerk. Organiseer een workshop, maak samen met collega’s nieuwe werkafspraken. Probeer in de tussentijd uit wat werkt en ontdek wat bij jullie past!
Uit het boek: Eerste hulp bij hybride werken