mail

Mail verplicht uit na werktijd: voorrecht of belemmering?

‘s Avonds je werkmail nog even checken is een eigen keuze, maar toch voelen veel medewerkers zich opgejaagd als hun manager ze na werktijd mailt. Bij steeds meer buitenlandse bedrijven wordt de mailserver buiten kantoortijden uitgeschakeld. Werkt dit ook in Nederland?

Wie een medewerker van Porsche binnenkort buiten werktijd probeert te bereiken, hoeft niet verbaasd te zijn dat hij na een aantal dagen nog steeds geen antwoord heeft gekregen. Grote kans dat je mail niet aangekomen is: sinds begin dit jaar heeft de Ondernemingsraad van de autoproducent het voornemen om mails te verwijderen die buiten werktijd worden gestuurd.

Drastisch? Zeker. Nu al kunnen medewerkers van moederbedrijf Volkswagen hun mail niet meer lezen of beantwoorden buiten kantooruren, maar Porsche wil een stapje verder gaan. ‘Als het belangrijk is, dan moet je een mail nog maar een keer sturen naar de Porsche-werknemer’, aldus Uwe Hück, voorzitter van de Ondernemingsraad.

Ontspanning

Hück staat niet alleen in zijn pleidooi om medewerkers te beschermen tegen hun mail buiten werktijd. Ook Lidl België en Luxemburg kent sinds deze week een beleid waarbij medewerkers tussen 18.00 en 07.00 geen interne mail meer kunnen sturen en ontvangen. ‘Zo geven we onze medewerkers de kans om hun hoofd volledig leeg te maken’, aldus een woordvoerder tegen de Belgische VRT.

De druk van binnenkomende mails kan voor veel stress zorgen. Uit onderzoek blijkt dat dat niet alleen slecht voor jezelf is, maar dat ook je partner onder lijdt. Wie constant bezig is met zijn werk thuis, zal zich minder goed kunnen ontspannen.

Toch lijken Nederlanders gesteld op het recht van zelfbeschikking bij het werken in de avonduren. Toen de PvdA begin dit jaar in aanloop naar de verkiezingen voorstelde om een wet te maken voor het recht om onbereikbaar te zijn, stuitte dat op hevige reacties. Dat terwijl in Frankrijk het recht om ‘niet verbonden’ te zijn wel een succes is. Ook in Duitsland kennen merken als BMW en Daimler het recht om onbereikbaar te zijn, zij het tijdens vakantie en avonduren. Waarom komt dit in Nederland niet van de grond?

Flexibiliteit

Volgens Kim Spinder, schrijver van het boek We quit mail, heeft dat verschillende oorzaken. ‘Nederlanders willen graag zelf de regie houden over dit soort zaken. Waarom hebben wij een wet nodig die ons vertelt wanneer we wel of niet mogen mailen?’ Bovendien is het volgens haar juist een uitkomst voor veel mensen om ‘s avonds je mailbox te kunnen legen. ‘Wij hebben net een enorme golf van Het Nieuwe Werken meegemaakt, waar flexibiliteit juist heel belangrijk is. Veel meer dan in andere landen is het bij ons geen vereiste meer om op kantoor aanwezig te zijn, als je je werk maar af hebt. Dat houdt dus in dat je soms ‘s avonds je mail moet bijwerken als je ‘s middags je kinderen van school hebt gehaald of naar de tandarts bent geweest.’

Maar wie weet dat hij ‘s avonds een mail van zijn manager kan verwachten, zal het idee hebben dat hij ook op zijn mail moet kijken. ‘En op die manier maak je mailen buiten kantoortijden wel stressvol voor een gedeelte van je medewerkers.’ De oplossing? Wees duidelijk over je verwachtingen. ‘Als je duidelijk hebt hoe snel iemand reactie verwacht, weet je ook dat je niet iedere avond je mail nog hoeft te openen.’ Zeker managers moeten zich volgens haar bewust zijn van hun positie. ‘Als jij je werkweek op zondagavond gaat voorbereiden en allemaal mails stuurt waarvan je verwacht dat iemand ze de volgende dag leest, kan dat behoorlijk voor stress zorgen bij de ontvanger.’

Hiërarchie

In Nederland is het gelukkig een stuk makkelijker om dit soort onderwerpen bespreekbaar te maken. ‘In Frankrijk en België zijn bedrijven nou eenmaal nog veel hiërarchisch ingesteld. Als je baas je mailt, wordt je geacht hem zo snel mogelijk van antwoord te voorzien.’ Het is volgens haar ook dé reden waarom wetten in dit soort landen wel helpen. ‘Omdat je je als werknemer op die manier ergens achter kan verschuilen.’

Opvallend is dat Porsche juist het hogere management wel in staat stelt om nog mails te sturen in de avond. ‘Als je een hoge bonus krijgt, dan kun je ook wel ’s avonds een mail beantwoorden’, merkt Hück droogjes op in de Duitse krant Der Spiegel. Is dat niet juist beangstigend voor medewerkers? Spinder denkt van niet. ‘De manager weet in dat geval dat je het niet kan zien en zal het waarschijnlijk gebruiken voor contact met kantoren in andere tijdzones.’

Spinder benadrukt dat het vooral gaat om een cultuurverandering, het uitschakelen van de mail is slechts een middel. ‘Het accepteren dat mensen niet hun vrije tijd constant aan het werk zijn. Je kan namelijk je mail wel uitschakelen, maar als je iemand vervolgens constant gaat WhatsAppen heeft die alsnog geen rust.’ Ze ziet nog wel één voordeel in het uitschakelen van de mail: ‘Die collega die denkt dat het goed is voor zijn carrière om ‘s avonds te mailen, omdat het uitstraalt alsof hij heel druk is, daar ben je in een klap vanaf.’

Bron: MT