Hoe kune online samenwerken op afstand?

Vermoeid beëindig ik de zoveelste online vergadering in mijn thuiskantoor. Eerlijk gezegd kan ik soms geen Skype, Teams, Webex of Zoom meer zien. Al die online vergaderingen kosten ontzettend veel extra energie. En zeg nou eerlijk, wat levert de hele dag online vergaderen nou echt op? Ik haal diep adem: “Wanneer kom ik nou weer aan werken toe?”

Niet iedereen zit op al die online vergaderingen te wachten. Tuurlijk zorgen ze in dit corona tijdperk voor de broodnodige verbinding, maar stiekem kosten ze ook erg veel tijd. Waarschijnlijk blijven de corona maatregelen en de 1,5-meter samenleving nog wel even in stand. Ondertussen zie ik steeds meer mensen worstelen met het vraagstuk: Hoe krijg je op afstand echt dingen gedaan in plaats van online overleg na overleg in te duiken? Of gezellige brainstorms te organiseren met coole tools die toch geen opvolging krijgen? Het is tijd om onze manier van online samenwerken opnieuw uit te vinden!

Wat is het alternatief?
Na diverse experimenten ontdekte ik samen met Kevin dé manier om je project online te versnellen: het organiseren van online design sprints. Ik leer je in deze blog hoe jij dat ook kunt doen. 

Euh, wat?
Wat is een online design sprint? Een Design Sprint is een proces van vier dagen dat teams helpt vraagstukken op te lossen, nieuwe ideeën te testen en bestaande producten of processen razendsnel te verbeteren. Met dit proces kun jij dus sneller en beter innoveren, en met je team iedere uitdaging op lossen. 

Hoe ziet het proces eruit?
Het programma van de sprint ziet er als volgt uit:

Programma design sprint
Hoe werkt dat precies? 

Je stelt een klein en slagvaardig team samen. Ik vind zelf zes tot acht personen met verschillende expertises het fijnst werken. Organiseer jij voor de eerste keer een online sprint? Ga dan opzoek naar deelnemers die het leuk vinden om dit online experiment met jou aan te gaan. Zo leer je samen hoe je op een nieuwe manier razendsnel dingen voor elkaar krijgt. Zorg altijd voor facilitatoren zodat het team zelf aan het werk kan met de inhoud. 

Wat is het grootste verschil met online vergaderen? 

1. Focus

Focus! Normaal werk je aan verschillende taken op een dag, misschien zelfs aan meerdere projecten tegelijkertijd. Maar nu is het ineens lastiger om al die dingen gedaan te krijgen. Het werk is heel reactief, de mails en vergaderverzoeken vliegen je om de oren. Doordat je in een sprint focust op één ding, krijg je veel meer gedaan op een dag. Ik ben een groot voorstander om op deze manier te blijven werken, ook wanneer alle beperkingen zijn opgeheven. 

Maar hoe krijg je mensen zover om vier dagen mee te doen? Verkoop het als volgt: in plaats van dat je iedere week één of meerdere uren overlegd, spaar je al die uren bij elkaar op. Je blokt met je team je agenda, en gaat super gefocust aan het werk. Een opdrachtgever zei: ‘Ongelofelijk, door deze vier dagen heb ik mijn project met een half jaar versneld. We krijgen in vier dagen samenwerken veel meer voor elkaar dan al die losse overlegjes bij elkaar opgeteld.’

In de praktijk sprinten we trouwens vaak 2×2 dagen, omdat het anders moeilijk in te passen is in drukke agenda’s. 

2. Je doet iets!

De belangrijkste regel van de sprint is: starten is belangrijker dan discussiëren en gelijk hebben. Voordat je het weet verzand je namelijk in discussies. En die kosten online nog veel meer energie dan normaal! Bij de sprint is het verboden om op voorhand te discussiëren. Je gaat eerst aan de slag, en op basis van concrete resultaten reageer je op elkaars werk. Starten zonder discussie is echt een verademing. Elke keer dat we praten, reageren of discussiëren, kijken we naar iets tastbaars (een schets, een prototype, een goed voorbeeld). Je bepaalt onderweg wat de meest haalbare ideeën zijn om verder op te bouwen. Er is zelfs een beslisser die regelmatig de knoop doorhakt, wat de sprint helpt om sneller besluiten te nemen. Wat mij heel erg hielp is het volgende: het hoeft niet helemaal perfect te zijn om een idee te testen! Je kunt gewoon doorgaan, vertrouw op het proces. Concrete resultaten op het eind zijn beter dan eindeloze discussies zonder iets bereikt te hebben. 

3. Je werkt online samen, maar ook alleen

De hele dag met een groep mensen online rondhangen, is misschien niet iets waar je direct warm voor loopt. Gelukkig wissel je online activiteiten af met offline activiteiten. Soms werk je samen met de hele groep, soms werk je in een duo, of alleen. Op het eind breng je alles weer samen. 

Wat ik zelf fijn vind, is dat iedereen evenveel kans heeft om zich te laten horen, ook introverte mensen. Niet degene die het hardste schreeuwt krijgt de meeste aandacht, maar degene met de beste bijdrage. Je zit wel in dezelfde online omgeving, maar soms ben je in je eentje aan het werk. Vervolgens stemt iedereen op de beste ideeën. Hierdoor komen ook stillere mensen goed uit de verf. Soms lees ik de tip om een muziekje op te zetten tijdens de activiteiten: doe het niet! Voor sommige mensen is dit zo’n afleiding waardoor ze niet meer goed kunnen nadenken. Wil je muziek? Mute je microfoon en ga zelf helemaal los. 

Zo dat is best veel informatie he? Ik heb als uitsmijter nog wat extra tips voor jou…

Extra tips om een online design sprint expert te worden

# Knip het programma op!
Deel het programma op in blokken van 2 uur, met een pauze na ieder uur. Het ziet er dan ongeveer zo uit:

Sprint schema

# Kies vooraf de juiste tools
Er zijn ontzettend veel goede tools beschikbaar. Eigenlijk maakt het niet zoveel uit welke je kiest, als je de tool maar goed test en voorbereid. Het werkt heel fijn met een online whiteboard, bijvoorbeeld Mural of Miro. Gebruik ook een online video conferencing tool; welke je het beste kiest, wisselt per organisatie. Test de tools altijd vooraf. Ik heb de afgelopen weken regelmatig meegemaakt dat externen geen toegang hebben, en dat maakt samenwerken vaak onhandig. 

# Bereid het goed voor!
Oef, hier had ik mezelf bijna in vergist. De voorbereiding van een online sprint is heel intensief, trouwens het faciliteren zelf ook! Denk niet dat het wel meevalt omdat het online is, het is juist veel uitdagender. Bereid het goed voor. Dit maakt echt een groot verschil; voor de beleving van de deelnemers (wow, dit is echt wel professioneel), maar vooral voor je eigen gemoedsrust.

# Probeer het!
Ik kan hier nog wel wat A4’tjes over volschrijven, maar je leert het toch het beste door het te doen met vallen en opstaan. En ook hier geldt: starten is beter dan gelijk hebben, dus ga vooral aan de slag. 

# Hulp nodig?
Vind het nog spannend om een zelf een online sprint te doen en wil je hulp bij het faciliteren? Laat het me dan vooral even weten.