Ik krijg naar aanleiding van mijn wekelijkse innovatietips en podcast vaak de vraag: “Hoe houd je dat vol? Ik begin zelf altijd enthousiast, maar stop dan na 1 of 2 nieuwsbrieven of blogs. Heb je tips voor dit uitstelgedrag?” Ik moet dan altijd glimlachen, want ik herken dat helemaal. Hoe zorg je ervoor dat je niet blijft uitstellen, maar aan de slag gaat?
Ben jij een meesteruitsteller?
Hoe dat werkt, wisselt natuurlijk per persoon. Sommige mensen zijn echter meester in uitstelgedrag. De grootste uitsteller is waarschijnlijk Tim Urban die via zijn blog Wait but Why veel van zijn inzichten deelt. Zijn Ted Talk “In het hoofd van een meesteruitsteller” staat in mijn favorieten. Nog niet gekeken? Het uitstelgedrag meer dan waard!
Een korte samenvatting over uitstelgedrag…
Er zijn mensen die voor een jaar alles netjes inplannen en het dan ook daadwerkelijk doen. Zij hebben dus alles netjes op tijd af. En er zijn mensen – yep, daar hoor ik ook bij – die alles uitstellen tot het laatste moment. Ineens is de deadline daar, en dan moet je een eindsprint trekken om het op tijd af te krijgen. Hierdoor zit ik regelmatig ‘s avonds tot laat achter mijn laptop.
Tim Urban hoort zelf ook bij de groep die dingen uitstelt tot het allerlaatste moment. Hij vertelt aan de hand van 3 figuren hoe dat in zijn hoofd werkt: de rationele beslisser, het instant-voldoening aapje en het paniekmonster.
Instant-voldoening wint
Tim, de rationele beslisser, wil aan het werk, maar het instant-voldoening aapje neemt het stuur al snel over. In plaats van iets productiefs te doen, gaat Tim zijn mailbox opschonen en bingen op YouTube, waardoor er uiteindelijk geen tijd meer over is om echt iets zinvols te doen. Als je niet uitkijkt, blijf je dagen en weken uitstellen. En dan ineens duikt het paniekmonster op. Het paniekmonster slaapt, totdat de deadline te dichtbij komt en er een ramp dreigt. Het instant-voldoening aapje is bang voor het paniekmonster, dus kan de rationele beslisser het stuur weer overnemen. Ineens is de werkethos aanwezig om als een razende aan de slag te gaan en de deadline toch te halen. Dit is uiteraard niet perfect, maar het werkt wel. Als je dingen blijft uitstellen tot de deadline, wordt het paniekmonster wakker en ga je op het laatste nippertje toch nog aan het werk.
Ondernemen zonder deadlines
Tot het moment dat je iets wilt ondernemen zonder deadlines. Als ik bijvoorbeeld een nieuw boek wil schrijven, dan zijn er in het begin geen deadlines. Het schrijven van een boek geeft meestal niet direct voldoening, maar pas als het af is. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld ook voor sporten. Het allergrootste probleem? Zonder deadlines wordt het paniekmonster niet wakker. Je uitstelgedrag wordt niet gestopt en gaat eindeloos verder. Er gebeurt echt helemaal niets, totdat je aan het werk gaat. Dit kan over lange tijd gezien heel frustrerend worden, omdat je daardoor misschien je dromen niet waarmaakt. En na vijf jaar nog steeds je boek niet hebt geschreven of wat dan ook.
Tips om toch aan de slag te gaan
Tim geeft een aantal tips om toch aan de slag te gaan. Ik heb hier zelf ook mee geëxperimenteerd. Een grote uitdaging voor de dingen die ik wil doen maar niet persé (van iemand) hoef te doen, is dat ik nooit start. Ik wilde bijvoorbeeld al langere tijd een podcast starten en een nieuwsbrief beginnen maar daar bleef het lange tijd bij. Zonder deadline is bij mij de kans dus klein dat ik überhaupt start. Want er komt altijd wel een leuk klantproject voorbij, waardoor mijn eigen voornemens zonder deadline naar de achtergrond verdwijnen.
Uiteindelijk heb ik een slimme en simpele oplossing gevonden om het instant-voldoening aapje te verslaan. Ik creëer een paniekmonster door samen te werken met anderen, waardoor er deadlines ontstaan. Anders is het gevaar te groot dat ik een weekje oversla, omdat het niet persé moet. De kans is dan groot dat ik het vervolgens nooit meer doe of er überhaupt nooit aan begin.
Samenwerken met deadlines is voor mij dé oplossing. Zo neem ik de Innovatie Wasstraat podcast op, maar doet Koen de montage. Als ik de opname niet op tijd aanlever, krijg ik een berichtje: “Wanneer staat de podcast klaar?” Ineens is daar het paniekmonster, die ervoor zorgt dat ik de opname toch nog op tijd aanlever, want ik houd er niet van om mijn afspraken niet na te komen. Deze blog was er bijvoorbeeld nooit gekomen wanneer Nathalie mij niet het volgende berichtje stuurde: “Hi Kim, al enig idee wat je volgende week wilt delen in de nieuwsbrief? Zo ja, dan zet ik het graag alvast weer aanstaande maandag klaar! Alarm! Paniekmonster! En hier is dan de blog!
Levenskalender
Een andere tip van Tim Urban is de levenskalender ophangen om urgentie te creëren om aan de slag te gaan. De kalender laat het aantal maanden zien dat je nog leeft als je (heel optimistisch) 90 wordt. Je ziet hierbij namelijk in één oogopslag dat je al heel wat vakjes hebt opgebruikt. Hierdoor denk je beter na over wat je uitstelt, totdat je tijd erop zit. En dat helpt dan weer om je uitstelgedrag te doorbreken.
Om het nog tastbaarder te maken heeft hij een dag opgedeeld in 100 blokjes van 10 minuten. Waar besteed jij je blokjes van 10 minuten aan? Hoe ziet een succesvolle week eruit? Het mooie van dit systeem is dat je iedere week opnieuw kunt beginnen met het besteden van blokjes aan zaken die jij belangrijk vindt. Ik gebruik daarnaast zelf bijvoorbeeld de timer van Toggl om bij te houden waar ik tijd aan besteed. En aan het eind van de week kijk ik dan of ik dat volgende week ook wil of anders ga doen. Ik merk ook dat ik heel gefocust werk wanneer de timer loopt en ik geen andere zaken tussendoor doe. Een andere ‘hack’ is dat ik soms met opzet geen oplader voor mijn laptop meeneem. Tegen de tijd dat mijn laptop leeg is, moet waar ik aan werk af zijn. Ook helpt het om te beginnen met het allerbelangrijkste die dag, voordat je met andere zaken bezig gaat.
Ben jij een wannabe?
Tim geeft als voorbeeld dat een week van een schrijver in spe en een week van een echte schrijver er bijna precies hetzelfde uitziet. De echte schrijver schrijft een paar pagina’s per dag en de wannabe schrijft niets. Verder is 98% van de dag hetzelfde. Maar een jaar later heeft een echte auteur de eerste versie van zijn boek af en de schrijver in spe heeft niets geschreven. Het gaat dus om de blokjes die je iedere dag invult. Het helpt hierbij natuurlijk om te gaan plannen en te kijken welke blokjes je in je agenda toewijst aan jouw prioriteiten. Het belangrijkste is hierbij de eerste datum. Je schrijft niet een boek in februari, maar op 20 februari om 13.00 uur. Je bent dan bijna schrijver. Het enige wat nog rest is het te doen…
Misschien is het toch handig te beginnen, omdat er niet zoveel vakjes zijn. Niet vandaag natuurlijk, maar binnenkort 😉