Ondernemer René Sielhorst schafte het interne e-mailverkeer af na het zoveelste epistel van een collega een deur verder. “Zodra je een reactie verwacht, is het beter om te bellen, naar elkaar toe lopen of te wachten tot de vergadering.”
Er waren dagen dat hij tachtig tot honderd e-mails binnenkreeg, 60 tot 70 procent kwam van zijn eigen medewerkers. Dat leverde frustratie op. ,,Ik was het grootste gedeelte van mijn tijd bezig vragen te beantwoorden van nota bene mijn eigen collega’s”, verzucht René Sielhorst, eigenaar van het gezondheidsadviesbureau Its My Life. ,,Toen ik van een collega in de kamer naast me een uitgebreid epistel binnenkreeg, was de maat vol.”
Hij ging met zijn medewerkers om de tafel zitten en het resultaat was het afschaffen van het interne e-mailverkeer. ,,De enige afspraak die we met elkaar gemaakt hebben, was dat we e-mail alleen nog zouden gebruiken om te informeren of om bestanden te delen. Zodra je reactie verwacht, is het beter om te bellen, naar elkaar toe lopen of wachten tot de wekelijkse teammeeting. ,,Als ik anderhalf uur in de auto zit, kan ik prima bellen. Vaak doen we aan het eind van de dag een onderling belrondje en wisselen we de belangrijke informatie uit. Dat scheelt zo veel tijd en energie”, ervaart Sielhorst.
Hij deelde zijn verhaal onlangs op Linkedin en dat leverde meer dan 6600 likes en 300 reacties op. Het bericht werd 400.000 keer bekeken. ,,Je ziet in die discussie dat veel mensen merken dat e-mails vaak verkeerd worden geïnterpreteerd. Je bent vaak kortaf omdat het te veel tijd kost om uitgebreid te reageren”, merkte Sielhorst.
Twee tot vier uur per dag
Dat ziet ook Kim Spinder, die bedrijven helpt bij het efficiënt inrichten van e-mailverkeer. ,,Als je een beetje terugdenkt, zou je meer tijd moeten overhouden omdat alles gedigitaliseerd is. Maar veel mensen zijn juist meer tijd kwijt. Ze lopen tegen de grenzen aan en zijn de hele dag aan het mailen. Als ik aan bedrijven vraag hoeveel tijd ze per dag kwijt zijn aan e-mail, is dat gemiddeld twee tot vier uur per dag. De tijd die ze overhouden om echt na te denken, is soms maximaal een kwartier per dag. Dat is natuurlijk niet de reden waarom mensen zijn aangenomen.”
Per bedrijf kijkt Spinder hoe ze het beste e-mailgebruik kunnen aanpakken. ,,Ik vraag ze om te vragen wat ze het vervelendst vinden. Zijn dat de cc’s, de ‘reply-to-all-mails’ of is het de verwachting dat er direct gereageerd wordt. Dan moet je daar onderling afspraken over maken.” Wel benadrukt ze dat ‘even langslopen’ ook niet altijd de goede oplossing is. ,,Dan is het gevaar groot dat het probleem zich verplaatst. Als iedereen de hele tijd langsloopt, kan dat ook heel erg afleiden. Je kunt afspreken dat alleen bij spoedgevallen te doen.”
It-bedrijf Atos stopte in 2014 met interne e-mails en maakt nu gebruik van andere tools om het e-mailgebruik te verminderen, vertelt Marianne Hewlett, communicatie-expert en vicepresident bij het bedrijf. ,,We werken met zogenaamde ‘communities’ waarin we samen aan documenten werken. Ik kan daar met mijn team snel aan werken zonder dat we ‘versie 10’ aan het rondmailen zijn. Dat maakt het rustiger en overzichtelijker. Voor de snelle communicatie wordt een chatprogramma gebruikt. ,,Dat is nodig omdat we een internationaal bedrijf zijn, we zitten niet continu tegenover onze collega’s op kantoor, dus we kunnen niet zonder”, zegt Hewlett.
Het was wennen en het vraagt om een cultuurverandering, weet Hewlett inmiddels. ,,Het belangrijkste is de voorbeeldfunctie van de managers en leidinggevenden. Als zij blijven mailen, geef je medewerkers bijna geen andere keuze dan om daarin mee te gaan. Het moet door alle gelederen van het bedrijf worden omarmd.”
Ook Sielhorst heeft het aantal belangrijke mails in zijn inbox met de maatregelen teruggebracht tot vier of vijf berichten waar hij echt op moet reageren. De sleutel? Dat is volgens Sielhorst onderling vertrouwen. Want dan weet je heus wel dat iets gebeurt als er geen voortdurende updates worden gegeven per mail, aldus Sielhorst.
3 tips van e-mailexpert Spinder
1. Maak voor jezelf een diagnose. Zit je de hele dag in je inbox? Heb je notificaties aan staan? Hoe vaak doe je tussendoor iets wat je je niet had voorgenomen? Denk na voordat je een mail stuurt, want je krijgt altijd iets terug. En wie zijn jouw grootste stalkers? Ga met deze mensen een kop koffie drinken om te kijken of je e-mail efficiënter kunt gebruiken.
2. Kijk alleen naar je e-mail als je tijd hebt om te reageren. ,,Veel mensen lezen hun mail steeds tussendoor. Als je geen tijd hebt om te antwoorden, vergeet je die mails waar je later nog even naar zou kijken”, weet Spinder.
3. Reserveer een of twee keer per dag een tijdstip waarop je je mail checkt en kijk alleen dan. Spreek wel een spoedkanaal af, zodat je collega’s weten waar ze je kunnen bereiken als het écht dringend is.