‘Gaat het?’ Ik zit aan het einde van een thuiswerkdag uitgeblust op een tuinstoel voor mij uit te staren. ‘Pff, al die online vergaderingen, het lijkt wel of ik nergens meer aan toe kom. Die online praatsessies kosten mij ontzettend veel tijd en energie. Hoe krijg ik werk gedaan als ik de hele dag vastzit in vergaderingen en alleen maar naar mijn beeldscherm staar? Zelfs koffie halen en lunchen is af en toe een uitdaging, en dat overdrijf ik echt niet.’
Hoe raak je in zoiets verzeild? Ineens dacht ik terug aan de begintijd van het internet. Bedrijven maakten voor het eerst websites. Hoe zagen die eruit? ‘Good old brochures’ werden letterlijk online geplaatst. Het is super interessant wat hier gebeurt. Je kopieert iets wat je al kent naar een nieuwe situatie. Dat gebeurt nu volop. We gaan thuis doen wat we op kantoor deden. We kopiëren de manier waarop we samenwerken op kantoor dus een-op-een naar thuiswerken. Het gevolg? Je rent ook thuis van overleg naar overleg en aan het einde van de dag rol je uitgeblust met vierkante ogen achter je beeldscherm vandaan.
En ik ben niet de enige. Ik kreeg de afgelopen weken veel telefoontje van organisaties. “We zijn niet gewend om op afstand te werken. We zitten nu constant in online overleg. De weken vliegen voorbij, maar echt resultaat halen we niet, terwijl iedereen super druk is en stress ervaart. Kan het ook anders?”
Hoe krijg je in deze nieuwe situatie dingen voor mekaar?
Het simuleren van een kantooromgeving naar thuiswerken is volgens mij een slecht plan. Je krijgt dan het slechtste van twee werelden: op kantoor en op afstand samenwerken. Terwijl beide los van mekaar echt wel voordelen hebben die we beter kunnen benutten. Omdat de corona maatregelen nog wel even duren, is het tijd om met elkaar nieuwe manieren van samenwerken te bedenken. Hoe kun je bijvoorbeeld thuis weer tijd creëren om ongestoord te werken, zeker nu de scholen langzaam aan weer opengaan? Laten we met elkaar experimenteren wat in deze nieuwe situatie het beste werkt. Crisistijd is ook een kans om nieuwe dingen te proberen. Hieronder een paar suggesties.
Vijf tips waar je aan kunt denken!
1. Plan een vergadervrije dag
Een dag geen Teams, Zoom, Webex, Skype, Hangout vergadering – of wat voor tool je ook gebruikt. Het idee van een vergadervrije dag klinkt nu al zalig! Kun je eindelijk weer geconcentreerd werken. Want laten we eerlijk zijn, normaal vluchtte je van kantoor naar huis wanneer je echt iets gedaan wilde krijgen. Nu wil je het juist andersom! Thuiswerken was lange tijd de manier om aan vergaderingen, managers en constante interrupties en afleiding te ontsnappen. Nu kijkt je manager via een online vergadering gewoon je woonkamer binnen! Ik hoor geruchten dat er zelfs organisaties zijn waar mensen verplicht de hele dag hun webcam aan hebben staan, zodat ze net als op kantoor gezellig bij elkaar kunnen zitten. Ik twijfel of dit echt gebeurt, maar laat het me vooral weten.
2. Focus op wat echt belangrijk is
Wat is nu echt nodig? Probeer niet alles wat je normaal op kantoor doet ook in het thuiswerken te proppen. Stop met van deadline naar deadline rennen, en de gedachte dat alles nù moet. Sommige dingen kun je best even laten voor wat het is. Kijk kritisch wat op dit moment het meeste waarde toevoegt, en richt je de komende weken daarop. Doe de juiste dingen, en doe ze goed. Maak je verder niet zo druk (of probeer dat) dat je nu minder productief bent dan normaal. Wees wel extra kritisch op e-mailbommen die onnodig veel mensen van hun werk houden. Probeer je niet te laten leiden door je inbox, maar schrijf bij de start van de dag één tot drie dingen op die jij graag gedaan wilt krijgen. En als dat is gelukt, klap dan met een gerust hart je laptop dicht.
Tot slot, pas je onderlinge verwachtingen aan. Verwacht niet dat iedereen per direct beschikbaar is tussen negen en vijf. Naast werk speelt er thuis zich ook nog een heel leven af. Wanneer je zelf kunt bepalen wat je wanneer op een dag voor je werk doet, wordt het thuiswerken vaak al veel minder stressvol. Iedereen doet zijn best. Het lijkt me super vermoeiend om het gevoel te hebben de hele dag beschikbaar te moeten zijn, terwijl je vooraf al weet dat dat op dit moment gewoon even niet lukt.
3. Organiseer een verbindingsmoment
Omdat we in al die online vergaderingen toch bijna niks voor elkaar krijgen, kun je die tijd ook beter benutten. Plan een moment waarop je met elkaar even niet over werk praat. Zo kun je toch nog met je collega’s speculeren over de afloop van Temptation Island. Overdreven? Tijdens online vergaderingen is nu weinig tijd voor het sociale aspect van werk. Veel mensen missen hun collega’s en hebben het af en toe best zwaar met het thuiswerken. Erover praten helpt. Het proberen waard toch?
4. Bel
Lieve mensen. Niet alle gesprekken hoeven per se in een online vergaderzaal plaats te vinden. Het is echt een verademing wanneer iemand voorstelt om gewoon even te bellen. Ik was bijna vergeten dat dit nog bestond. Kun je – uiteraard als jouw thuissituatie zich daarvoor leent – ook nog even naar buiten om je benen te strekken en een frisse neus te halen.
5. Experimenteer met een online sprint
Als je dan toch met elkaar online in een vergaderhok zit, dan kun je maar beter iets doen. Stop met vergaderen en discussiëren, organiseer een online sprint. Het idee is heel simpel. Je spaart alle uren die je normaal met elkaar vergadert op en werkt vier dagen heel gefocust met elkaar samen aan één onderwerp. Je blokt vier dagen in je agenda (bijvoorbeeld 2×2 dagen), en pakt vervolgens met een paar mensen een probleem of kans aan. In plaats van eindeloze online discussies, ga je dus met elkaar via een gestructureerd proces aan het werk.
Zelf ben ik een beetje bevooroordeeld na het begeleiden van een aantal online sprints. Maar het zorgde afgelopen weken voor zoveel enthousiasme in organisaties om in vier dagen tijd echt iets gedaan te krijgen dat ik het niet kan laten om deze tip te noemen. Ik schreef hier al eerder een blog over: Hoe kun je samenwerken op afstand en echt dingen gedaan krijgen?Wil je meer weten of heb je hulp nodig bij het faciliteren van een sprint? Neem gerust even contact op.
Heb je zelf goede ideeën om de voordelen van thuiswerken beter te benutten? Doe jij thuis iets heel anders dan op kantoor? Laat het me vooral even weten, zodat we van elkaar kunnen leren.